Før du bytter
- Sjekk oppsigelsestid og bindingstid i det gamle systemet.
- Spør det nye systemet om import: hvilke formater, hvilke data, og hjelp fra dem.
- Be om eksport av alt fra det gamle: kundeliste, timeliste, historikk og eventuell journal.
- Sjekk at regnskapssystemet ditt støttes (Fiken, Tripletex, andre).
Hva må flyttes?
- Kunder: navn, telefon, e-post, notater, allergier.
- Tjenester og priser: varighet, pris, hvem som utfører.
- Kommende timer: flytt dem, ellers må de legges inn for hånd.
- Gavekort og klippekort: saldoer må følge med, ellers har du gjeld til kunder.
- Varelager.
- Historikk og journal: særlig viktig for hudpleie og behandlinger som må dokumenteres.
Hvis du er usikker på hva du har rett til å ta med deg, spør leverandøren og les vilkårene. Personopplysninger må håndteres i tråd med personvernreglene.
En plan på fire uker
- Uke 1: Opprett konto, legg inn tjenester og ansatte. Bookey oppgir 30 minutter til 2 timer for dette. Søk om betalingsgodkjenning tidlig (opptil 48 timer).
- Uke 2: Importer kunder. Test booking selv, og la en ansatt prøve.
- Uke 3: Åpne for booking i det nye systemet for nye datoer. Behold det gamle for eksisterende timer.
- Uke 4: Avslutt det gamle når siste time er avviklet. Eksporter alt først.
Slik forteller du kundene
Send en kort melding: ny lenke, hvorfor, og at eksisterende timer gjelder. Oppdater lenken på Instagram, Google-profilen og egen nettside. Husk at bookingknapper på nettsiden kan peke til det gamle systemet.
Les også ti spørsmål å stille før du velger.